Lorsque votre voyage avec des mineurs relève de la réglementation des Accueils Collectifs de Mineurs (ACM), il doit être déclaré auprès du Service départemental à la jeunesse, à l’engagement et aux sports (SDJES), couramment appelé « Jeunesse et Sports ».

Un ACM concerne principalement l’accueil d’au moins 7 mineurs pendant leur temps de loisirs. Pour un séjour avec hébergement, on distingue notamment le séjour court de 1 à 3 nuits et le séjour de vacances à partir de 4 nuits. Tous les voyages de mineurs ne sont cependant pas des ACM : en cas de doute sur le régime applicable à votre projet, contactez le SDJES avant d’engager l’organisation. 

1. Préparer votre projet

Avant la déclaration, vous devez déterminer qui est l’organisateur juridique du séjour et désigner le responsable ou directeur.

Vous devez notamment préparer :

• un projet éducatif, rédigé par l’organisateur ;
• un projet pédagogique, préparé par le directeur avec son équipe ;
• la composition de l’équipe d’encadrement et les qualifications des responsables et animateurs ;
• une assurance responsabilité civile couvrant l’organisateur, l’équipe et les participants ;
• le lieu d’hébergement et les informations nécessaires à sa déclaration ;
• les documents d’inscription et de santé des mineurs.

Le projet éducatif et le projet pédagogique doivent également être communiqués aux responsables légaux des mineurs avant le séjour. 

2. Déclarer le séjour sur TAM

La déclaration se fait en ligne sur TAM – Téléprocédure Accueils de Mineurs :

Accéder à TAM

Si votre structure n’a jamais déclaré d’ACM, elle doit au préalable obtenir un numéro d’organisateur auprès du SDJES. Ce numéro permet ensuite d’activer le compte TAM. 

Au moins 2 mois avant le départ

Déposez dans TAM la fiche initiale de déclaration.

Elle renseigne notamment :

• les dates du séjour ;
• le type d’accueil ;
• le nombre et l’âge prévisionnels des mineurs ;
• le directeur ;
• le lieu du séjour et l’hébergement ;
• les principales caractéristiques de l’accueil.

Dans la plupart des cas, cette première déclaration doit être faite au moins deux mois avant le début du séjour. 

3. Vérifier l’hébergement

Les locaux utilisés pour héberger des mineurs dans le cadre d’un ACM doivent répondre aux règles applicables et, lorsqu’ils sont concernés, être déclarés auprès de la DSDEN/SDJES du département où ils se trouvent.

Avant de réserver définitivement un lieu, vérifiez donc avec l’hébergeur qu’il peut recevoir un ACM et demandez les informations nécessaires pour votre déclaration TAM. 

Pour la Savoie, les règles concernant les locaux, le couchage et la sécurité sont disponibles sur la page dédiée des services de l’État :

Réglementation des ACM en Savoie

4. Constituer l’équipe d’encadrement

Les règles dépendent du type de séjour déclaré.

Pour un séjour de vacances, le taux minimum est normalement :

• 1 animateur pour 8 mineurs de moins de 6 ans ;
• 1 animateur pour 12 mineurs de 6 ans et plus.

Le directeur doit disposer de la qualification requise et au moins la moitié de l’équipe d’animation doit être titulaire du BAFA ou d’une qualification équivalente. Les personnes non qualifiées ne peuvent normalement représenter plus de 20 % de l’équipe. Des règles particulières existent notamment pour les séjours courts. 

5. Au plus tard 8 jours avant le départ

Retournez dans TAM et remplissez la fiche complémentaire.

Vous y indiquez notamment la composition définitive de l’équipe d’encadrement et les informations nécessaires à son contrôle.

Cette étape est essentielle : les données saisies permettent notamment à l’administration de contrôler automatiquement les incapacités ou interdictions d’exercer auprès de mineurs.

6. Documents à avoir pendant le séjour

Le responsable du séjour doit pouvoir présenter notamment :

• le récépissé de déclaration TAM ;
• le projet éducatif et le projet pédagogique ;
• la liste des mineurs et les coordonnées des responsables légaux ;
• les informations sanitaires et vaccinales nécessaires pour chaque mineur ;
• les éventuels traitements et ordonnances ;
• les autorisations parentales nécessaires ;
• les justificatifs d’assurance ;
• les informations et qualifications de l’équipe d’encadrement ;
• les documents relatifs à l’hébergement et à la sécurité ;
• les documents nécessaires aux activités particulières prévues pendant le séjour.

Pour certaines activités physiques ou sportives, des règles et qualifications supplémentaires peuvent s’appliquer. 

Besoin d’aide ?

Pour les groupes organisés depuis la Savoie, votre interlocuteur est :

SDJES de la Savoie – Accueils collectifs de mineurs
131 avenue de Lyon – 73018 Chambéry Cedex
04 80 42 67 20
ce.dsden73-acm chez ac-grenoble.fr

Le SDJES conseille les organisateurs et peut notamment vous confirmer si votre projet doit ou non être déclaré comme ACM.

Consulter le guide officiel des organisateurs d’ACM

Conseil : commencez les démarches au moins trois mois avant le départ. La déclaration réglementaire est généralement à effectuer deux mois avant, mais il faut auparavant disposer d’un hébergement adapté, d’un directeur et d’une équipe répondant aux règles d’encadrement.